7 mẹo để dùng email thật sự hiệu quả
Hiện nay thì việc sử dụng email đã quá quen thuộc với chúng ta, tuy nhiên để gửi và nhận email vẫn chưa đủ, thì chúng ta cũng cần phải biết sử dụng email như thế nào để đem lại hiệu quả, tiện dụng và an toàn.
Những mẹo dùng email thật sự hiệu quả
- Mẹo để dùng email thật sự hiệu quả
Hãy đặt ra trong đầu 5 câu hỏi trước khi soạn mail
Thông thường thì một email hiệu quả sẽ phải đáp ứng được những câu hỏi sau:- Bạn là ai?
- Bạn muốn gì?
- Tại sao bạn yêu cầu?
- Tại sao tôi nên giúp đỡ?
- Cái gì tiếp theo?
Tiếp theo hãy viết tốt dòng tiêu đềemail
Lời khuyên của chúng tôi dành cho bạn đó là hãy thêm một động từ vào dòng tiêu đề (xác nhận, xác minh, thảo luận, xem xét lại, hỗ trợ…) để giúp người nhận email có thể hiểu được những gì họ cần làm một cách nhanh chóng. Cách làm này sẽ giúp tạo ra mục tiêu rõ ràng cho email của bạn, tuy nhiên hãy chắc chắn rằng đó là những từ, cụm từ thân thiện không gây khó chịu cho người nhận khi đọc được tiêu đề.Cần giới hạn thời gian khi sử dụng email
Việc chúng ta thường liên tục rà soát hộp thư là một sai lầm. Hãy tự thiết lập cho mình bộ đếm thời gian, chắc chắn rằng sẽ không có một ai muốn lãng phí hết thời gian vào email trong khi công việc trọng tâm còn chưa được giải quyết. Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên kiểm tra hòm thư email của mình tối đa 2 – 4 lần một ngày, khoảng 20 – 30 phút mỗi lần.Sử dụng phương tiện liên lạc khác thay vì email
Nếu như trong một cuộc thảo luận kéo dài và bạn cần reply (phản hồi) nhiều hơn 2 lần, hãy nhấc điện thoại lên hoặc nhấn ngay vào khung chat tích hợp sẵn trong email để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu như bạn mà đang ra khỏi văn phòng, có thể chuyển tiếp tin nhắn vào mục khẩn cấp để kịp thời xử lí.Không trả lời email nếu không cần thiết
Bạn hãy luôn lưu ý rằng hãy chỉ trả lời khi cần thiết và không cần phải trả lời với tất cả những email không khẩn cấp. Không nên trả lời email khi không có câu trả lời rõ ràng, chính xác. Nên dành thời gian để hiểu rõ vấn đềđặt ra rồi sau đó bắt đầu trò chuyện hoặc trả lời đúng yêu cầu của từng đối tượng.Luôn cảnh giác khi sử dụng email
Chúng tôi khuyến nghị rằng chỉ nên giữ lại hai loại email trong hộp thư: email chưa đọc và những email quan trọng liên quan đến công việc. Khi đó, chúng ta có thể dễ dàng tập trung vào những gì bạn cần phải thực hiện.Tự động hóa mọi thứ có thể khi sử dụng email
Hãy hủy các đăng ký các địa chỉ, những kênh thông tin gây phiền phức. Tự động di chuyển các mục không quan trọng vào một thư mục không lưu trữ trong email của bạn. Hoặc có thể sử dụng các công cụ như Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ chuỗi email quảng cáo, miễn phí… sẽ rất tiện ích .Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây mà chúng tôi đã đưa tới thì quý bạn đọc sẽ sử dụng email cá nhân thật hữu ích và phục vụ tốt cho công việc của mình. Chúc các bạn sử dụng email một cách hiệu quả !
Nhận xét
Đăng nhận xét